Redegjørelse Åpenhetsloven 2023
1. Introduksjon til Åpenhetsloven Loven skal fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i forbindelse med produksjon av varer og levering av tjenester, og sikre allmennheten tilgang til informasjon om hvordan virksomheter håndterer negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Med grunnleggende menneskerettigheter menes de internasjonalt anerkjente menneskerettighetene som følger av blant annet FNs konvensjon om økonomiske, sosiale og kulturelle rettigheter fra 1966, FNs konvensjon om sivile og politiske rettigheter fra 1966 og ILOs kjernekonvensjoner om grunnleggende rettigheter og prinsipper i arbeidslivet. Med anstendige arbeidsforhold menes arbeid som ivaretar grunnleggende menneskerettigheter og helse, miljø og sikkerhet på arbeidsplassen, og som gir en lønn å leve av. Med leverandørkjede menes enhver i kjeden av leverandører og underleverandører som leverer eller produserer varer, tjenester eller andre innsatsfaktorer som inngår i en virksomhets levering av tjenester eller produksjon av varer fra råvarestadiet til ferdig produkt. Med forretningspartner menes enhver som leverer varer eller tjenester direkte til virksomheten, men som ikke er en del av leverandørkjeden. Virksomhetene skal utføre aktsomhetsvurderinger i tråd med OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper. Aktsomhetsvurderingene skal utføres regelmessig og stå i forhold til virksomhetens størrelse, virksomhetens art, konteksten virksomheten finner sted innenfor, og alvorlighetsgraden av og sannsynligheten for negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Virksomhetene skal offentliggjøre en redegjørelse for aktsomhetsvurderingene. Redegjørelsen skal gjøres lett tilgjengelig på virksomhetens nettsider, eller være lett tilgjengelig. Virksomhetene skal i årsberetningen opplyse om hvor redegjørelsen er tilgjengelig. Redegjørelsen skal oppdateres og offentliggjøres innen 30. juni hvert år og ellers ved vesentlige endringer i virksomhetens risikovurderinger. Den skal underskrives i tråd med reglene i regnskapsloven § 3-5.
2. Metodikk Metodikken som benyttes for å besvare kravene i åpenhetsloven følger OECD sine retningslinjer for aktsomhetsvurderinger for flernasjonale selskaper i henhold til § 4 i åpenhetsloven. Metodikken bygger på en fire-stegs modell som inneholder følgende komponenter og aktiviteter: 1. Forankre ansvarlighet a. Forankring i styret og ledergruppen b. Forankring i rutiner og prosedyrer for selskapet 2. Gjennomføre aktsomhetsvurdering a. Analysere selskapets leverandører og verdikjede iht. OECD sine retningslinjer b. Aktsomhetsvurdering med selskapets utvalgte representanter for identifisering av forbedringsområder 3. Prioritere og forebygge a. Prioritere forbedringsområder og utvalgte leverandører for oppfølging b. Identifisere tiltak for å forebygge, redusere eller unngå negative påvirkninger 4. Utarbeide KPI og rapport a. Etablere KPI for måling av tiltak og utvikling over tid b. Ferdigstille rapport om åpenhetsloven for selskapet Datagrunnlaget som brukes er selskapets leverandørregister, leverandør transaksjoner samt globale risikoindikatorer1 for brudd på menneskerettigheter, brudd på anstendig arbeidsforhold, brudd på økonomiske- og skattemessig lovgivning samt modenhet av nasjonal miljøpolicy. Analysen ser videre på aktuelle retningslinjer, rutiner og prosedyrer Selskapet har på plass for å kunne kartlegge, utføre, måle, evaluere og følge opp potensielle negative påvirkninger for Selskapet, leverandører og forretningsforbindelser.
1 Sosiale indikatorer: 1. The ITUC Global Rights Index 2. Andel fattige i arbeid 3. Andel av befolkningen som er
omfattet av sosiale sikkerhetsnett/-systemer 4. Andel kvinner i topp- og mellomlederstillinger 5. Andel uformell
sysselsetting av total sysselsetting etter kjønn og sektor (%) 6. Andel unge (15-24 år) som ikke er under utdanning,
arbeid eller opplæring 7. Andel barn som deltar i økonomisk aktivitet 8. Ikke-dødelige arbeidsulykker per 100 000
arbeidstakere 9. Grad av nasjonal overholdelse av arbeidstakerrettigheter (organisasjonsfrihet og kollektive
forhandlinger) basert på ILOs tekstkilder og nasjonal lovgivning. Forretningsetiske indikatorer: 1. The Corruption
Perceptions Index (CPI). Miljøindikatorer: Total klimagassintensitet
3. Ørland Transport AS
3.1 Om Ørland Transport Ørland Transport AS er en allsidig transportbedrift som tilbyr et bredt spekter av tjenester til både store og små kunder. Med hovedkontor strategisk plassert på Foss-Eikeland i Sandnes, er vi godt utstyrt med et moderne verksted, omfattende lagerfasiliteter og et stort område dedikert til vår bilpark, utstyr og terminaloperasjoner. I tillegg har vi to sentrale avdelinger: en på Åsane i Bergen, som inkluderer terminal- og kontorlokaler, og en i Hønefoss med fokus på transportadministrasjon. Vår omfattende bilpark består av 300 forskjellige biler og traller, tilpasset for å håndtere alle typer transportoppdrag. Flertallet av våre kjøretøy er godkjent for transport av farlig gods (ADR), noe som gjør oss i stand til å møte de mest krevende logistikkutfordringene. Våre sjåfører gjennomgår grundige internkontrollkurs som dekker viktige områder som arbeidsmiljøloven, vegtrafikkloven og forskrifter om kjøretøykrav. Hver sjåfør får utdelt en skreddersydd håndbok som inkluderer sjekklister, prioriteringslister og handlingsplaner for helse, miljø og sikkerhet (HMS). Miljøet står sentralt i vår drift. Gjennom investering i moderne utstyr, gode serviceavtaler og kontinuerlig oppfølging, ikke bare optimaliserer vi driftstiden på våre kjøretøy, men vi reduserer også vårt CO2-utslipp betydelig. Vi er stolte av å være sertifisert både som Miljøfyrtårn og under FAIR Transport-ordningen. Ørland Transport, sammen med våre forretningspartnere og leverandører, er forpliktet til å følge kravene i åpenhetsloven. Vi arbeider aktivt for å fremme respekt for grunnleggende menneskerettigheter og sikre anstendige arbeidsforhold gjennom etablerte rutiner, prosedyrer, verktøy og tett samarbeid.
3.2 Introduksjon til verdikjeden og forretningsaktiviteter Ørland Transport AS er en del av Jøs AS, som eier hele Selskapet. Jøs AS er et konsern som består av syv enheter, strukturert som illustrert i figuren nedenfor: Konsernets verdikjede speiler vår kjernevirksomhet innen godstransport, og inkluderer hovedsakelig innkjøp av varer og tjenester som er essensielle for å levere våre transportløsninger effektivt. Med mange års erfaring i transportbransjen har Ørland Transport utviklet solide prosesser for innkjøp. Våre anskaffelser skjer gjennom både formaliserte og uformelle kanaler, avhengig av vår kjennskap til leverandørene, spesifikke behov og typen av varer eller tjenester som kreves. Dette fleksible systemet sikrer at vi alltid kan tilpasse oss markedets dynamikk og opprettholde høye standarder i vår operasjon. Jøs AS, som primært fungerer som et holdingselskap, er underlagt åpenhetsloven grunnet sin tilknytning til Ørland Transport AS via sammenslåingsregelen. Følgelig omfatter denne rapporten både Jøs AS og Ørland Transport AS. Det er viktig å påpeke at Jøs AS sitt hovedaktivitet består i utleie og leasing av lastebiler, og selskapet har ikke separate leverandører utover de som allerede er vurdert gjennom Ørland Transport AS. Rapporten reflekterer dermed konsernets samlede forpliktelser og aktiviteter i henhold til åpenhetsloven. Jøs AS sin holdingfunksjon understøtter og gir styrke til Ørland Transport AS, som drar nytte av konsernets samlede ressurser og nettverk. Samarbeidet mellom de syv enhetene i konsernet gir oss en unik posisjon til å optimalisere våre innkjøp og operasjoner, sikre kostnadseffektivitet, og opprettholde et sterkt fokus på kvalitet og bærekraft i alle aspekter av vår virksomhet.
.jpg)
3.3 Rutiner og retningslinjer I Ørland Transport AS har vi utviklet et omfattende sett av formaliserte rutiner og retningslinjer for å sikre etterlevelse av åpenhetsloven. På våren 2023 vedtok styret en politikk om å følge OECDs retningslinjer for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. I denne forbindelse har vi implementert følgende nøkkeldokumenter i sin virksomhetsstyring: • Spørreskjema for leverandørkontroll, som brukes for å vurdere leverandørens overholdelse av våre krav til menneskerettigheter og arbeidsforhold. Dokumentet finnes både på norsk og engelsk; • Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår, som sikrer at leverandørene bekrefter at de oppfyller kravene til rettferdige lønns- og arbeidsvilkår. Denne finnes også på norsk og engelsk; • Kjøpekontrakt, som inkluderer klausuler om etterlevelse av menneskerettigheter og arbeidsforhold; • Prosess og prosedyre for innkjøp av materiell, som styrer anskaffelsen av materiell, med vekt på å sikre etisk forsvarlige innkjøp. Gjennom arbeidet med åpenhetsloven har vi revidert våre interne dokumenter for å sikre at våre rutiner og retningslinjer i enda større grad inkluderer, kartlegger, evaluerer og håndterer kravene om grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Dette inkluderer også krav til leverandører om å sikre menneskerettigheter i deres egen verdikjede og å kunne dokumentere dette ved forespørsel. For å håndtere eventuelle avvik har vi et robust system som inkluderer: • Avvikssystem, som fanger opp og håndterer negative hendelser i verdikjeden; • KHMS-rolle (Kvalitet, Helse, Miljø og Sikkerhet), som er en ansvarlig person som har overordnet ansvar for å følge opp avvik og sikre at de håndteres på riktig måte; • Lokale oppfølgingsrutiner, som er brukt for håndtering av avvik på det lokale nivået i Selskapet. Ørland Transport erkjenner risikoene knyttet til veitransportbransjen, spesielt når det gjelder arbeidstid, ulykker og etterlevelse av internasjonale regler. For å redusere disse risikoene har vi en policy som favoriserer bruk av norskregistrerte selskaper og kjøretøy. Når utenlandske aktører benyttes, stiller vi strenge krav til lovlig kabotasje og overholdelse av selskapets påseplikt. Alle avvik som vurderes å ha høy alvorlighetsgrad følges opp med skreddersydde tiltak for lukking, oppfølging og læring. Håndteringen av avvik skjer på flere nivåer innen Selskapet, inkludert ledelsen, mellomledere og relevante underleverandører. Tidligere har Selskapets ledelse mottatt halvårlige rapporter om avvik, men fra 2023 ble dette oppgradert til kvartalsvis rapportering for å sikre en mer dynamisk oppfølging. Ørland Transport har en solid posisjon i veitransportbransjen, med lang erfaring og omfattende kunnskap. Selskapet verdsetter sterke relasjoner og har mange langvarige samarbeid med kjente aktører. Allerede før implementeringen av åpenhetsloven, hadde Ørland Transport fokus på påseplikt i sine styrende dokumenter, noe som understreker vår forpliktelse til etisk og ansvarlig forretningspraksis. Med disse tiltakene sikrer Ørland Transport ikke bare overholdelse av åpenhetsloven, men også fremtidig bærekraft og et ansvarlig drift i hele verdikjeden.
4. Aktsomhetsvurdering
4.1 Redegjørelse for aktsomhetsvurdering Ørland Transport AS har utført aktsomhetsvurdering i henhold til Åpenhetsloven § 4 og redegjør for aktsomhetsvurderingen etter § 5. Ørland Transport AS har utført analyse av leverandører i 2023 mot globale risikoindikatorer innen menneskerettigheter, arbeidsforhold, klima og miljø, samt korrupsjon. For leverandøranalysen har vi benyttet Azets Sustainability som system, med risikoindikatorer for land summert og fordelt på tre kategorier: Environment, Social og Governance. Systemet indikerer risiko på skala fra 0-5 hvor 0-1 indikerer lav risiko, 2-3 indikerer middels risiko og 4-5 indikerer høy risiko innenfor den gitte kategorien. Blant våre totalt 553 leverandører har 232 en middels risikoscore knyttet til miljø- og klimafaktorer (environment), mens fem leverandører er klassifisert som høy risiko på disse indikatorene. Når det gjelder sosiale faktorer (social) og styring (governance), viser fire leverandører middels til høy risiko på relevante indikatorer. Score på klima og miljø er hensyntatt som en vurdering av total risiko, men har ikke bidratt alene til prioriteringen av leverandører. Det er de mest vesentlige leverandørene, som står for minst 80 % av samlet innkjøp, samt utenlandske leverandører, som er prioritert til aktsomhetsvurdering for 2023. Denne prioriteringen er foretatt fordi det finnes en betydelig mengde mindre vesentlige leverandører og engangsleverandører som det ikke er hensiktsmessig å fokusere på for rapporteringsåret 2023. Derfor har vi valgt å konsentrere oss på de mest relevante aktørene. Totalt 42 leverandører er valgt ut for aktsomhetsvurdering i 2023. Dette utvalget er basert på leverandørenes innvirkning på vår forretningsdrift og deres potensielle risiko knyttet til menneskerettigheter og arbeidsforhold. Slik sikrer vi en mer målrettet og effektiv oppfølging av de mest kritiske leverandørene. Som en del av aktsomhetsvurderingen har Ørland Transport gjennomført en grundig risikovurdering av sine prioriterte leverandører. I denne prosessen ble én leverandør vurdert til å ha middels risiko og to til å ha forhøyet risiko når det gjelder grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i første ledd av verdikjeden. Ørland Transport er ikke kjent med noen faktiske negative hendelser i sin verdikjede. Vi fortsetter å overvåke og evaluere situasjonen nøye for å sikre at alle leverandører opprettholder de nødvendige standardene.
4.2 Tiltak og oppfølging I løpet av 2024 vil Ørland Transport øke innsatsen for å forbedre sine prosesser for leverandørkvalifisering og oppfølging. Selskapet har som mål å sikre at alle leverandører oppfyller strenge krav til kvalitet, bærekraft og etikk. Dette er et viktig steg i vårt arbeid for å styrke vår ansvarlige forretningspraksis. Som en del av vår pågående innsats vil vi distribuere leverandørerklæringer til syv utvalgte prioriterte leverandører. To av disse leverandørene forventes å spille en vesentlig rolle i 2024. Disse erklæringene er utformet for å fremme økt bevissthet og ansvarlighet blant våre leverandører. For 2024 planlegges det ikke ytterligere tiltak utover dette, men vi vil fortsette å evaluere og justere sine prosesser etter behov for å sikre kontinuerlig forbedring.4.2 Tiltak og oppfølging I løpet av 2024 vil Ørland Transport øke innsatsen for å forbedre sine prosesser for leverandørkvalifisering og oppfølging. Selskapet har som mål å sikre at alle leverandører oppfyller strenge krav til kvalitet, bærekraft og etikk. Dette er et viktig steg i vårt arbeid for å styrke vår ansvarlige forretningspraksis. Som en del av vår pågående innsats vil vi distribuere leverandørerklæringer til syv utvalgte prioriterte leverandører. To av disse leverandørene forventes å spille en vesentlig rolle i 2024. Disse erklæringene er utformet for å fremme økt bevissthet og ansvarlighet blant våre leverandører. For 2024 planlegges det ikke ytterligere tiltak utover dette, men vi vil fortsette å evaluere og justere sine prosesser etter behov for å sikre kontinuerlig forbedring.
5. Kontaktinformasjon
For mer informasjon om Åpenhetsloven i Ørland Transport AS, vennligst ta kontakt direkte med:
Controller: Sine Gerhardsen
E-post: sg@orland.as